BAB II
PEMBAHASAN
A.
Pengertian Perencanaan Sarana Dan
Prasarana Pendidikan
Pengertian perencanaan
menurut Bafford dan Bedeian dalam Sonhadji dan Huda (2014: 21) adalah proses
penentuan tujuan dan pemilihan tindakan masa depan untuk mencapai tujuan
tersebut. Sedangkan menurut Bafadal (2014: 26), perencanaan adalah proses
pemikiran dan penetapan kegiatan atau program yang dilakukan di masa yang akan
datang untuk mencapai tujuan tertentu.
Menurut Roger A. Kauffman seperti yang dikutip oleh Nanang
Fatah dalam Saputra (2015), perencanaan adalah proses penentuan tujuan atau
sasaran yang hendak dicapai dan menetapkan jalan dan sumber-sumber yang
diperlukan untuk mencapai tujuan itu seefisien dan seefektif mungkin.Jadi
perencanaan adalah proses kegiatan menentukan tindakan di masa kedepan untuk
mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Menurut
Bafadal (2014: 26) pengertian perencanaan perlengkapan sekolah adalah suatu
proses memikirkan dan menetapkan program pengadaan fasilitas sekolah, baik
berbentuk sarana maupun prasarana pendidikan di masa yang akan datang untuk
mencapai tujuan tertentu. Berikut merupakan pengertian sarana dan prasarana
menurut PERMENDIKNAS Nomor 24 Tahun 2007 yaitu, Sarana adalah perlengkapan yang diperlukan untuk
menyelenggarakan pembelajaran yang dapat dipindah-pindah. Sedangkan prasarana adalah fasilitas dasar
yang diperlukan untuk menjalankan fungsi satuan pendidikan. Proses perencanaan
ini merupakan proses yang sangat penting dalam pengadaan sarana dan prasarana
agar pengadaan bisa efektif dan efisien sesuai dengan tujuan.
B.
Karakteristik
Perencanaan Pengadaan Sarana Dan Prasarana Sekolah
Perencanaan pengadaan sarana dan
prasarana sekolah tidaklah mudah. Perencanaan perlengkapan pendidikan harus
memikirkan perlengkapan yang di perlukan di masa yang akan datang dan bagaimana
pengadaannya secara sistematis, rinci, dan teliti berdasarkan informasi dan
realistis tentang kondisi sekolah. Apabila pengadaan sarana dan prasarana telah
sesuai dengan kebutuhan maka perencanaan pengadaan dapat dikatakan efektif.
Agar hal tersebut dapat dicapai semua pihak yang di libatkan atau di tunjuk
sebagai panitia perencanaan pengadaan perlengkapan sekolah perlu mengetahui dan
mempertimbangkan program pendidikan, perlengkapan yang sudah di miliki, dana
yang tersedia, dan harga pasar. Dalam hubungannya dengan program pendidikan
yang perlu di perhatikan adalah organisasi kurikulum sekolah, metode
pengajaran, dan media pengajaran yang di perlukan. Berikut merupakan karakteristik
esensial perencanaan pengadaan perlengkapan sekolah menurut Bafadal (2014: 27),
yaitu sebagai berikut :
1.
Merupakan
proses menetapkan dan memikirkan..
2.
Objek
pikir dalam perencanaan perlengkapan sekolah adalah upaya memenuhi sarana
prasarana pendidikan yang di butuhkan sekolah.
3.
Tujuan
perencanaan perlengkapan sekolah adalah efektifitas dan efisiensi dalam
pengadaan perlengkapan sekolah.
4.
Perencanaan
perlengkapan sekolah seherusnya memenuhi prinsip-prinsip sebagai berikut:
a.
Harus
betul-betul merupakan proses intelektual;
b.
Perencanaan
didasarkan pada analisis kebutuhan melalui studi komprehensif menganai
masyarakat sekolah dan kemungkinan pertumbuhannya, serta prediksi populasi
sekolah;
c.
Harus
realistis, sesuai dengan kenyataan anggaran;
d.
Visualisasi
hasil perencanaan perlengkapan sekolah harus jelas dan rinci, baik jumlah,
jenis, merek, dan harganya.
C.
Prinsip –Prinsip Perencanaan Sarana
Dan Prasarana Pendidikan
Agar
tujuan dari pengadaan perlengkapan bisa tercapai secara efektif dan efisien
maka ada beberapa prinsip yang perlu di perhatikan dalam perencanaan sarana dan
prasarana pendidikan, berikut merupakan prinsip-prinsip menurut …..(2014),
yaitu :
1.
Prinsip pencapaian tujuan
Pada
dasarnya perencanaan sarana dan prasarana pendidikan di lakukan dengan maksud
agar semua fasilitas sekolah dalam keadaan kondisi siap pakai. Oleh sebab itu,
perencanaan perlengkapan sekolah dapat di katakan berhasil bilaman fasilitas
sekolah itu selalu siap pakai setiap saat, pada setiap seorang personel sekolah
akan menggunakannya.
2.
Prinsip efisiensi
Dengan
prinsip efisiensi semua kegiatan pengadaan sarana dan prasarana sekolah di
lakukan dengan perencanaan yang hati-hati, sehingga bisa memperoleh fasilitas
yang berkualitas baik dengan harga yang relatif murah. Dengan prinsip efisiensi
berarti bahwa pemakaian semua fasilitas sekolah hendaknya dilakukan dengan
sebaik-baiknya, sehingga dapat mengurangi pemborosan. Maka perlengkapan sekolah
hendaknya di lengkapi dengan petunjuk teknis penggunaan dan pemeliharaannya.
Petunjuk teknis tersebut di komunikasikan kepada semua personil sekolah yang di
perkirakan akan menggunakannya. Selanjutnya, bilamana di pandang perlu, di
lakukan pembinaan terhadap semua personel.
3.
Prinsif administratif
Di
Indonesia terdapat sejumlah peraturan perundang-undangan yang berkenaan dengan
sarana dan prarana pendidikan sebagai contoh adalah peraturan tentang
inventarisasi dan penghapusan perlengkapan milik negara. Dengan prinsip
administratif berarti semua perilaku pengelolaan perlengkapan pendidikan di
sekolah itu hendaknya selalu memperhatikan undang-undang, peraturan, instruksi,
dan pedoman yang telah di berlakukan oleh pemerintah. Sebagai upaya
penerapannya, setiap penanggung jawab pengelolaan perlengkapan pendidikan
hendaknya memahami semua peraturan perundang-undangan tersebut dan
menginformasikan kepada semua personel sekolah yang di perkirakan akan
berpartisipasi dalam pengelolaan perlengkapan pendidikan.
4.
Prinsip kejelasan tanggung jawab
Di
Indonesia tidak sedikit adanya kelembagaan pendidikan yang sangat besar dan
maju. Oleh karena besar, sarana dan prasarananya sangat banyak sehingga
manajemennya melibatkan banyak orang. Bilaman hal itu terjadi maka perlu adanya
pengorganisasian kerja pengelolaan perlengkapan pendidikan. Dalam
pengorganisasiannya, semua tugas dan tanggung jawab semua orang yang terlibat
itu perlu di deskripsikan dengan jelas
5.
Prinsip kekohesfan
Dengan
prinsip kekohesfan berarti manajemen perlengkapan pendidikan di sekolah
hendaknya terealisasikan dalam bentuk proses kerja sekolah yang sangat kompak.
Oleh kerena itu, walaupun semua orang yang terlibat dalam pengelolaan
perlengkapan itu telah memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing, namun
antara satu dengan yang lainnya harus selalu bekerja sama dengan baik.
D.
Tujuan Dan Manfaat Perencanaan
Sarana Dan Prasarana Pendidikan
Berikut merupakan tujuan dan manfaat dari perencanaan
pengadaan sarana dan prasarana pendidikan menurut Saputra (2015), yaitu:
1. Tujuan perencanaan sarana dan prasarana
pendidikan adalah demi menghindari terjadinya kesalahan dan kegagalan yang
tidak diinginkan dan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam
pelaksanaannya. Perencanaan pengadaan sarana dan prasarana pendidikan dilakukan
berdasarkan analisis kebutuhan dan penentuan skala prioritas kegiatan untuk
dilaksanakan yang disesuaikan dengan tersedianya dana dan tingkat kepentingan.
2. Manfaat Perencanaan Sarana dan
Prasarana Pendidikan adalah dapat membantu dalam menentukan tujuan, meletakkan
dasar-dasar dan menetapkan langkah-langkah, menghilangkan ketidakpastian, dapat
dijadikan sebagai suatu pedoman atau dasar untuk melakukan pengawasan,
pengendalian dan bahkan juga penilaian agar nantinya kegiatan berjalan dengan
efektif dan efisien.
E. Persyaratan Yang Harus Diperhatikan
Dalam Perencanaan Sarana Dan Prasarana Pendidikan
Berikut merupakan syarat yang harus
diperhatikan dalam perencanaan pengadaan sarana dan prasarana pendidikan
menurut Saputra (2015), yaitu :
1.
Perencanaan pengadaan barang harus
dipandang sebagai bagian integral dari usaha peningkatan kulaitas proses
belajar mengajar.
2.
Perencanaan harus jelas. Kejelasan
suatu rencana dapat dilihat pada :
a. Tujuan dan
sasaran atau target yang harus dicapai.
b.Jenis dan bentuk tindakan/kegiatan yang akan dilaksanakan.
c. Petugas
pelaksanaan, misal guru, karyawan.
d.
Bahan dan peralatan yang dibutuhkan.
e. Kapan dan
dimana kegiatan dilaksanakan.
f.
Dapat dilaksanakan dengan jelas,
terprogram, sistematis, sederhana, luwes, fleksibel.
3. Rencana harus sistematis dan terpadu.
4. Rencana
harus menunjukkan unsur-unsur insani yang baik ataupun non-insani sebagai
komponen yang berhubungan satu sama lainnya bekerja sama mencapai tujuan,
target, kesesuaian yang telah ditetapkan sebelumnya.
5. Memiliki
struktur berdasarkan analisis.
6. Berdasarkan
atas kesepakatan dan keputusan bersama pihak perencana.
7. Fleksibel dan
dapat menyesuaikan dengan keadaan, perubahan situasi dan kondisi yang tidak
disangka-sangka.
8. Dapat
dilaksanakan dan berkelanjutan.
9. Menunjukkan
skala prioritas.
10. Mengadakan
sarana pendidikan yang disesusaikan dengan plafon anggaran.
11. Mengacu dan
berpedoman pada kebutuhan dan tujuan yang logis.
12. Dapat
dilaksanakan pada jangka pendek (1 tahun), jangka menengah (4-5 tahun), jangka
panjang (10-15 tahun).
Selain itu untuk membuat suatu perencanaan yang
efektif, dalam penyusunannya harus dilakukan melalui suatu rangakaian
pertanyaan yang perlu dijawab. Seperti berikut:
(What)
|
Kegiatan-kegiatan apa yang harus
dilakukan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan?
|
(Where)
|
Dimana kegiatan hendak dilaksanakan?
Pertanyaan ini mencakup tata ruang yang disusun, tempat
yang akan digunakan, tempat perhimpunan alat-alat serta perlengkapan lainnya.
|
(When)
|
Kapan kegiatan tersebut hendak dilaksanakan? Hal ini
berarti harus tergambar sistem prioritas yang akan digunakan, penjadwalan
waktu, target, fase-fase tertentu yang akan dicapai serta hal-hal lain yang
berhubungan dengan faktor waktu. Rencana kebutuhan dibuat untuk jangka waktu
pendek, menengah, dan panjang.
|
(How)
|
Bagaimana
cara melaksanakan kegiatan ke arah tercapainya tujuan?
Yang diackup oleh pertanyaan ini menyangkut sistem
kerja, standar yang harus dipenuhi, cara pembuatan dan penyampaian laporan,
cara menyimpan dan mengolah dokumen-dokumen yang timbul sebagai akhir
pelaksanaan.
|
(Who)
|
Pertanyaan siapa? Berarti
diketemukannya jawaban tentang personalia, tentang pembagian tugas, wewenang
dan tanggung jawab.
|
(Why)
|
Secara filosofis, pertanyaan yang terpenting diantara
rangkaian pertanyaan ini ialah “Mengapa” karena pertanyaan ini ditujukan
kepada kelima pertanyaan yang mendahuluinya.
|
F.
Prosedur
Perencanaan Sarana Dan Prasarana Pendidikan
engumpulan
dan pengolahan data kebutuhan perlengkapan merupakan bagian yang tidak
terpisahkan dari kegiatan penyusunan rencana kebutuhan perlengkapan. Sistem
pengumpulan dan pengolahan data yang baik akan sangat membantu Kepala Satuan
Kerja dalam menyusun rencana kebutuhan perlengkapan dengan tepat, cepat dan
menghemat biaaya. Hal tersebut merupakan salah satu usaha pengamanan perlengkapan
dalam bidang perencanaan perlengkapan. Menurut Departemen Pendidikan dan
Kebudayaan (1983),
1.
Rencana
kebutuhan perlengkapan
Perlengkapan dapat digolongkan menjadi 4 menurut
Departemen Pendidikan dan Kebudayaan (1983) yaitu barang bergerak, tidak
bergerak, hewan dan persediaan.
a. Barang
bergerak: peralatan dalam kelas / laboratorium (alat proyeksi, papantulis,
mikroskop dll), Peralatan kantor dan perpustakaan
(computer, almari, kursi, buku dll). Barang bergerak dibagi menjadi 2 yaitu barang
yang habis pakai dan barang yang tidak habis pakai.
b. Barang
tidak bergerak: tanah dan gedung/ bangunan.
c. Hewan:
anjing, kucing dll (yang berhubungan dengan sekolah)
d. Barang
persediaan: barang yang ada di gudang.
2.
Usul
kebutuhan perlengkapan
Usul
kebutuuhan perlengkapan adalah kegiatan-kegiatan dan usaha-usaha yang dilakukan
oleh satuan kerja untuk merumuskan sesuatu kebutuhan perlengkapan berdasar dan
berpedoan pada hal-hal sebagai berikut:
a) Usul
disesuaikan dengan rencan kegiatan masing-masing satuan organisasi yang akan
menggunakan barang tersebut,
b) Usul
disesuaikan dengan jumlah dan kondisi kepegawaian yang ada,
c) Usul
disesuaikan dengan memperhatikan barang-barang yang masih ada dan yang masih
dapat dipergunakan.
Kelompok satuan kerja
sebelum melakukan suatu usulan kebutuhan perlengkapan terlebih dahulu perlu
mengetahui dengan tepat keadaan kantor, keadaan lingkungan, perlengkapan yang
ada, perlengkapan yang diperlukan, cara pengguna dan pemeliharaan alat-alat
yang ada guna menunjang kegiatan tugas pokok.
1. Dasar
Pemikiran
Dasar
pemikiran timbulnya suatu rencana kebutuhan perlengkapan harus ada:
1) Cita-cita
dan keinginan
Kepala
satuan kerja dalam melaksanakan tugas pokok tentu mempunyai cita-cita dan
keinginan untuk lebih meningkatkan jalannya pelaksanaan tugas pokok.
Pelaksanaan tugas harus ditunjang oleh sarana dan prasarana; baik barang
bergerak maupun barang tidak bergerak.
2) Perintah
Kepala
satuan kerja dalam melaksanakan tugas pokok perlu adanya suatu
perintah/penugasan dari atasan langsung agar menyusun daftar usulan kebutuhan
perlengkapan guna menunjang kegiatan operasional.
3) Permasalahan
Kepala
satuan kerja dalam melaksanakan tugas pokok perlu mengetahui adanya permasalahan
dan kekurangan-kekurangan yang timbul dalam satuan kerja.
2. Usul
Kebutuhan Perlengkapan Menurut Macam dan Jenis Barang
1) Pengelompokan
barang
Kepala satuan kerja dalam membuat usulan
rencana kebutuhan perlengkapan menurut macam dan jenis barang dapat menggunakan
formulir dengan model seperti pada contoh, antara lain pengelompokan macam
barang untuk:
a) Peralatan
mesin ketik
b) Peralatan
mesin penjumlah
c) Peralatan
mesin hitung
d) Peralatan
mesin stensil
e) Tanah.persil
untuk bangunan, lapangan olah raga, pertamanan dan sebagainya.
f) Bangunan
bukan tempat tinggal seperti sekolah, perguruan tinggi, bengkel, kantor, gudang
dan sebagainya.
g) Bangunan
tempat tinggal, seperti rumah jabatan, rumah dinas, rumah istirahat, mess
asrama dan sebagainya.
h) Peralatan
pengangkutan/mobilitas, seperti kendaraan udara, dan hewan
i)
Peralatan rumah tangga seperti,
peralatan dapur, peralatan untuk makan dan sebagainya
j)
Buku perpustakaan, jenis Filsafat,
Agama, IPA, IPS, Bahasa, dan sebagainya
k) Barang-barang
persediaan
l)
dll
2) Tenaga
Penyusunan
Kepala
satuan kerja dalam membuat usulan rencana kebutuhan perlengkapan perlu menunjuk
tenaga/staf yang memiliki keterampilan dalam bidang ini, agar barang-barang
yang diusulkan benar-benar mempunyai nilai kegunaan yang tinggi dan dapat di
pertanggung jawabkan dalam pemakaian ataupun dalam pemeliharaannya.
3.
Penyusunan
rencana kebutuhan perlengkapan
Penyusunan
rencana kebutuhan perlengkapan adalah kegiatan-kegiatan untuk menilai usulan
kebutuhan perlengkapan dengan memperhatikan struktur organisasi, jumlah pegawai
dan barang-barang yang ada dan masih dapat dipergunakan berdasar data masukan,
selanjutnya disusun menjadi rencana kebutuhan perlengkapan.
a. Dalam
mengadakan penilaian terhadap kebutuhan barang-barang yang diusulkan hendaknya
diperhatikan pula:
1) ketentuan-ketentuan
lain yang berlaku mengenai macam barang-barang yang diusulkan,
2) kebijakan
yang telah ditetapkan oleh pimpinan yang berwenang.
b. Usulan
rencana kebutuhan barang-barang yang telah diteliti, disusun dalam
kelompok-kelompok sesuai dengan jenis kegiatan, sasaran kegiatan, unit cost
proyek/rutin atau bagian proyek masing-masing.
1) Landasan
Pemikiran
Sebagai
landasan yang terpenting dalam menyusun rencana kebutuhan perlengkapan adalah
adanya sasaran (target) pelaksanaan program untuk rencana jangka panjang,
jangka menengah dan jangka pendek.
a. Rencana
jangka panjang
Kepala Satuan Kerja dalam menyusun
rencana kebutuhan perlengkapan harus mendasarkan rencananya kepada pemikiran
jangka panjang. Misalnya menyusun rencana kebutuhan tanah atau bangunan sudah
harus terpikirkan kemungkinan perluasannya.
b. Rencana
jangka menengah
Kepala Satuan Kerja dalam menyusun
rencana kebutuhan perlengkapan mendasarkan rencananya kepada pemikiran rencana
jangka pendek, yaitu pemikiran mengenai kebutuhan operasional sehari-hari yang
harus betul-betul diprioritaskan agar kegiatan-kegiatan dapat berjalan lancer
dan target dapat tercapai.
4.
Analisa
kebutuhan perlengkapan
a. Analisa
kebutuhan kualitatif
Yaitu
usaha pengelompokan tentang jenis kegaiatan dalam suatu organisasi. Seperti
tipe, ukuran, mutu dan harga. Data yang dikumpulkan adalah perlengkapan apa
saja yang telah ada, bagaimana kondisinya dan fasilitas lain yang berhubungan.
b. Analisa
kebutuhan kuantitatif
Yaitu
meneliti frequensi kegiatan, berapa jumlah perlengkapan serta bagaimana
penggungaannya.
5.
Pengumpulan
data perlengkapan
Dua hal yang penting
dipersiapkan dalam proses pengumpulan data perlengkapan adalah sebagai berikut:
a. Instrumen
Pengumpulan Data
Instrumen pengumpulan
data terdiri dari alat pengumpulan data, petunjuk pengisian dan petugas
pengisian data, lebih detailnya sebagai berikut:
1) Alat/sarana
pengumpulan data
Yang dimaksud dengan
alat/sarana pengumpulan data ialah daftar isian (formulir) yang telah disiapkan
oleh petugas sebelum dilakukan proses pelaksanaan pengumpulan data. Daftar
isian tersebut disusun menurut macam barang, tapa menyebutkan harga dari tiap
macam barangnya. Jadi agak berbeda dengan data perlengkapan yang diperlukan
untuk penyusunan daftar inventarisasi barang kekayaan milik Negara
a) Petunjuk
pengisian
Daftar isian memerlukan
petunjuk pengisian, yaitu uraian mengenai cara bagaimana mengisi daftar isian.
Petunjuk pengisian selalu dilampirkan pada daftar isian untuk memudahkan
pekerjaan petugas pengumpulan data, sehingga ia dapat mengisi dengan tepat dan
benar.
b) Petugas
pengisian data
Petugas
pengumpulan data adalah petugas yang ditugaskan untuk melakukan kegiatan
pengumpulan data perlengkapan sesuai petunjuk. Petugas yang melaksanakan
pengumpulan data harus terampil dan telah ditata untuk melakukan tugas
pengumpulan data perlengkapan tersebut. Dengan berkembangnya kemajuan
teknologi, maka sistem pengumpulan dan pengolahan data menjadi semakin maju,
sehingga perlu ditangani oleh tenaga-tenaga yang mempunyai keahlian khusus di
bidang itu, agar hasil yang akan dicapai dapat terlaksana dengan hasil baik dan
lebih efisien.
2) Proses
Pelaksanaan Pengumpulan Data
a) Yang
dimaksud dengan proses pelaksanaan pengumpulan data perlengkapan ialah kegiatan
pencatatan barang-barang perlengkapan yang ada ke dalam daftar isian yang telah
disiapkan
b) Petugas
dalam melaksanakan pengumpulan data perlengkapan harus benar-benar melakukan
penelitian di tempat, agar mengetahui dengan tempat kuantitas maupun kualitas
barang perlengkapan yang aka dicatat.
c) Petugas
pengumpulan data bertanggungjawab kepada Kepala Satuan Kerja mengenai kebenaran
daripada barang-barang perlengkapan yang masih ada yang dapat dipergunakan.
b. Pengolahan
Data Perlengkapan
Agar data perlengkapan
yang telah terkumpul dapat dipergunakan sesuai dengan tujuannya, maka diadakan
pengolahan data. Proses pengolahan data perlengkapan meliputi:
a. Klasifikasi
Data
Klasifikasi data adalah
usaha dan kegiatan untuk mengelompokkan data yang telah dikumpulkan menjadi
beberapa kelompok menurut jenis barang, jenis lokasi, data pelengkap dan
sebagainya.
1) Klasifikasi
jenis barang
Klasifikasi jenis
barang ialah pengelompokan jenis barang yaitu barang bergerak habis pakai, bergerak
tidak habis pakai, dan barang tidak bergerak.
2) Klasifikasi
jenis lokasi
Yang dimaksud dengan
klasifikasi jenis lokasi adalah pengelompokan berdasarkan tempat, misalnya
Kecamatan, Kabupaten/Kotamadya, Propinsi tempat data itu dikumpulkan.
3) Klasifikasi
data pelengkap
Klasifikasi data
pelengkap ialah pengumpulan data mengenai kepegawaian dan data mengenai
struktur organisasi, dan lain-lainnya
a) Data
kepegawaian
Data kepegawaian
diperlukan untuk menunjang proses penyusunan rencana kebutuhan perlengkapan
mengenai luas ruang yang diperlukan.
b) Data
struktur organisasi
Data struktur organisasi
diperlukan untuk menunjang proses penyusunan rencana kebutuhan perlengkapan
mengenai bangunan dan peralatan lainnya. Tanpa ada data struktur organisasi
satuan kerja sulit untuk mendapatkan persetujuan pengajua usulan kebutuhan
perlengkapan.
b. Verifikasi
Data
Verifikasi data ialah
kegiatan penelitian atas kebenaran bahan masukan. Bilamana ada kesalahan dalam
cara pengisiannya maka petugas harus mencatatnya sebagai bahan laporan untuk
menetapkan perlu tidaknya dilakukan pengumpulan data ualng.
c. Koreksi
pelaksanaan
Yang dimaksud dengan
koreksi pelaksanaan ialah kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh petugas untuk
melakukan koreksi perlu tidaknya diadakan pengisian daftar isian ulang. Untuk
hal-halyang prinsip yang dapat menunjang kegiatan penyusunan rencana kebutuhan
perlengkapan makaproses pengumpulan datanya harus diulang.
d. Tabulasi
/ Rekapitulasi Data
Tabulasi / rekapitulasi
data masukan ialah kegiatan membuat tabel berdasar semua macam barang yang
diperlukan oleh satuan kerja, sehingga dapat diketahui jumlah barang maupun
spesifikasinya..
e. Penyimpanan
dan Pengiriman Data
Sistem penyimpanan
perlu diperkirakan agar data mudah diperoleh untuk digunakan kembali setiap
kali diperlukan. Data perlu segera disampaikan kepada satuan kerja yang
melakukan proses selanjutnya, agar pengajuan usulan kebutuhan perlengkapan
dapat direalisir sesuai dengan keperluannya.
6.
Penentuan rencana biaya
kebutuhan perlengkapan
Penentuan
rencana biaya yang tertera pada rencana kebutuhan perlengkapan adalah
pencantuman harga satuan barang dan biaya keseluruhan barang-barang yang
diperlukan dalam daftar rencana. Kepala satuan kerja dalam menentukan rencana
biaya kebutuhan perlengkapan, dapat menggunakan pedoman harga satuan yang telah
ditetapkan oleh instansi yang berwenang. Dalam hal tidak ada pedoman harga satuan
barang dapat menggunakan harga dipasaran sebagai pedoman untuk memperoleh biaya
perkiraan yang diperlukan. Penyusunan biaya kebutuhan perlengkapan menurut
macam barang, yaitu :
a. Barang
bergerak habis pakai: Biaya yang diperlukan berdasar perkiraan atau berdasar
harga di pasaran untuk tiap bulan, tiap triwulan dan kemudian tiap tahun. Dalam
membelanjakan barang habis pakai harus diperhitungkan gudang penyimpanannya,
juga harus diatur dengan tepat antara barang persediaan yang ada dan pengadaan
barang yang diperlukan.
b.
Barang bergerak tidak habis pakai: Biaya
yang diperlukan untuk barang tidak habis pakai menggunakan satuan harga/unit
cost yang berlaku. Bilamana satuan harga yang berlaku tidak sesuai lagi dengan
harga yang ada di pasaran, harus dikomunikasikan dengan atasan. Barang bergerak
tidak habis pakai memerlukan biaya pemeliharaan yang besarnya dapat
diperkirakan karena tidak ada standarnya.
c. Barang
tidak bergerak: Tanah/ Persil, untuk menetukan biaya pengadaan tanah/persil
supaya disesuaikan dengan satuan harga/unit cost di lokasi setempat. Bangunan,
untuk penentuan biaya pembangunan gedung pemerintah dan perumahan dinas
berdasarkan pada pedoman harga satuan yang telah ditetapkan oleh Dirjen
Ciptakarya dalam tahun anggaran yang berlaku.
7.
Penyusunan
skala prioritas
Yang
dimaksud dengan penyusunan skala prioritas dalam proses analisa dan penyusunan
kebutuhan perlengkapan adalah usaha-usaha dan tindakan-tindakan yang dilakukan
oleh satuan kerja agar tersusun urutan macam barang sesuai dengan prioritas keperluannya.
a.
Skala prioritas barang yang diperlukan
disusun berdasarkan :
1) Standar
biaya yang telah ditetapkan oleh BAPPENAS/DJA
2) Kebijakan
pemerintah baik di lingkungan maupun di luar lingkungan Departemen Pendidikan
dan Kebudayaan
b. Pertimbangan
dalam penyusunan skala prioritas.
a. Kepala
satuan kerja dalam menyusun skala prioritas barang hendaknya memperhatikan: Informasi
mengenai dana yang tersedia, Informasi mengenai urgensi barang.
b. Kepala
satuan kerja dalam menyusun skal prioritas barang dapat memilih berdasar
pertimbangan: Berbagai macam barang, meskipun kuantitas barang tidak tercapai,
sedikit macam barang, tetapi kuantitas barang dapat tercapai.
